Czy zdarzyło Ci się być świadkiem potencjalnych naruszeń w miejscu pracy?
Firma Ngen przywiązuje dużą wagę do etycznych i zgodnych z prawem praktyk biznesowych i zachęca do zgłaszania wykrytych naruszeń za pośrednictwem wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości. Zapewnia on skuteczną obsługę zgłoszeń oraz szybkie reagowanie na błędy i naruszenia.
Można zgłaszać wszelkie naruszenia przepisów, które zostały wykryte w miejscu pracy. Zgłoszenia należy składać w ciągu dwóch lat od ustania naruszenia.
W zgłoszeniu należy podać:
- Szczegółowy opis naruszenia;
- Informacje o osobie, która dopuściła się naruszenia;
- Informację, czy naruszenie nadal trwa, a jeśli ustało, kiedy się zakończyło;
- Okoliczności wskazujące na to, że osoba zgłaszająca uzyskała informacje w swoim miejscu pracy;
- Dane kontaktowe osoby zgłaszającej (opcjonalnie);
- Dane kontaktowe osób pośrednich: osób, które pomagają osobie zgłaszającej w procesie zgłaszania i którym należy zapewnić poufność w związku z udzieleniem pomocy, zwłaszcza jeśli mogą one zostać narażone na działania odwetowe ze względu na ich powiązania z osobą zgłaszającą;
- Dane kontaktowe osób powiązanych: osób, które ucierpiały lub mogą ucierpieć z powodu działań odwetowych w miejscu pracy ze względu na powiązania z osobą zgłaszającą, takich jak współpracownicy lub krewni, a także podmioty prawne będące własnością osoby zgłaszającej lub z nią powiązane;
- Wszelkie dowody potwierdzające i świadków związanych ze zgłoszonym naruszeniem.
Po przesłaniu zgłoszenia należy zapisać kod wyświetlony w momencie przesyłania. Za pomocą tego kodu można uzyskać dostęp do zgłoszenia, naciskając przycisk „Sprawdź status zgłoszenia”. W razie potrzeby zaufana osoba może również skontaktować się z osobą zgłaszającą w celu uzyskania dodatkowych informacji. Zostanie wysłane potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i powiadomienie o wynikach dochodzenia.
W przypadku zgłoszenia anonimowego tożsamość osoby zgłaszającej nie zostanie ujawniona żadnej osobie w firmie, w tym osobie zaufanej zajmującej się zgłoszeniem.
Przesłanie zgłoszenia nie stanowi naruszenia żadnych ograniczeń ani zakazów dotyczących zachowania poufności i nie nakłada na osobę zgłaszającą żadnej odpowiedzialności, pod warunkiem, że osoba ta nie przesłała świadomie ani nie ujawniła publicznie nieprawdziwych informacji i miała uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub publiczne ujawnienie było konieczne w celu ujawnienia naruszenia.
W ciągu siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana, czy zgłoszenie zostanie rozpatrzone.
W ciągu trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o wynikach dochodzenia.